Vrijwel elke organisatie die met AI-governance begint, begint met het schrijven van beleid. Dat is begrijpelijk, want een document voelt als vooruitgang.
Het is ook de verkeerde eerste stap. Zolang je niet weet welke AI er in je organisatie draait, schrijf je beleid over een situatie die je niet kent.
De eerste stap is een lijst. Die lijst heet een AI-register, en hij is minder werk dan het klinkt.
Waarom het meer oplevert dan je verwacht
In vrijwel elke organisatie die wij spreken staat AI op meer plekken dan het MT vermoedt. Zelden omdat iemand stiekem iets heeft aangeschaft. Meestal omdat het meekwam met software die er al jaren stond, en er op enig moment een AI-functie in is gezet die niemand heeft aangezet of uitgezet.
Het roosterpakket dat suggesties doet. De helpdesktool met een antwoordgenerator. De officepakketten. De sollicitatiesoftware die cv's rangschikt.
Die lijst maken is dus geen administratieve exercitie. Het is meestal het moment waarop een directie voor het eerst ziet waar ze verantwoordelijk voor is.
Wat erin hoort
Acht kolommen zijn genoeg.
De toepassing, in gewone woorden. Niet de productnaam alleen, maar wat het doet.
De leverancier, en waar het draait.
De eigenaar. Eén naam, geen afdeling. Meestal de lijnmanager van het proces waarin de toepassing zit, want die merkt het als er iets misgaat.
Waarvoor het wordt gebruikt, en door wie.
Welke gegevens erin gaan. Vooral: gaan er persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens in.
Of er een verwerkersovereenkomst ligt.
Een eerste risico-inschatting. Hoog, midden of laag is in deze fase genoeg.
Wanneer je er voor het laatst naar hebt gekeken.
Hoe je in tien minuten begint
Niet met een uitvraag door de hele organisatie. Die duurt weken en levert een halve respons op.
Begin met wat je zelf weet. Ga zitten, open een leeg overzicht, en schrijf op wat je uit je hoofd kunt bedenken. Bij de meeste mensen zijn dat vijf tot tien regels, en die zijn zo opgeschreven.
Loop daarna de lijst met je software-abonnementen langs. Daar staat de rest, want daar zit de AI die je niet hebt aangeschaft maar wel gebruikt.
Vraag het pas als derde stap, en dan gericht: aan twee teams die veel met klanten of met tekst werken. Die weten het beter dan de inkoopafdeling.
De velden die je niet kunt invullen laat je leeg. Dat is geen probleem. Die lege velden zijn precies je huiswerklijst, en ze zijn nuttiger dan een register dat er compleet uitziet.
Wat je erna doet
Zet per regel een eigenaar. Dat is de stap waar het meestal stokt, want daar wordt het concreet voor iemand persoonlijk. En het is ook de stap die het meeste oplevert, want een toepassing zonder eigenaar is een toepassing waar niemand naar kijkt.
Pas daarna schrijf je beleid. Dat is dan een samenvatting van wat je al hebt besloten, en geen poging om te besluiten door te schrijven.
Hoe vaak je het bijwerkt
Bij elke nieuwe toepassing, en verder één keer per jaar in zijn geheel. Zet dat jaarlijkse moment vast in de agenda van de eigenaar van het register, anders gebeurt het niet.
En houd het bij op de plek waar je het gemaakt hebt. Een register in een spreadsheet die iemand bijhoudt, werkt beter dan een register in een systeem dat niemand opent.
Verder
De vraag is niet of er AI in je organisatie draait. Dat doet het. De vraag is of iemand weet welke, en of die persoon een naam heeft.
Het AI-register staat als invulbaar werkbestand klaar in Level 0, samen met een playbook waarmee je die eerste tien minuten doorloopt. Registreren is gratis.